Судебная практика свидетельствует о том, что собственники бизнеса все чаще становятся жертвами своих кадровых решений и невнимательности. Как не потерять активы и контролировать ситуацию на предприятии? Ниже предлагаем ряд советов, основанных на нашем последнем опыте.

Правило 1. Не пренебрегайте помощью юриста

Любой предприниматель понимает, что взаимоотношения с партнерами по компании должны быть выписаны в уставе до мелочей. «Подводные камни» кроются в гораздо более прозаичных положениях уставных документов.

Совет первый. На этапе приобретения акций либо корпоративных прав компании попросите специалиста по корпоративному праву проанализировать уставные документы и основные решения органов управления. Это важно, потому что вы не сможете их обжаловать, если они были приняты до вашего вступления в общество (приобретения акций). Об этом идет речь в постановлении №4 от 25.02.2016 г. Пленума Высшего Хозяйственного Суда Украины (п.2.4).

Совет второй. В случае основания новой компании обратите особое внимание на соответствие уставных документов законодательству: наличие противоречий может быть использовано для отмены уставных документов, аннулирования регистрации компании и, вследствие этого, полной ликвидации бизнеса. Нельзя доверяться шаблонным уставам, которые не пересматриваются с изменениями в законодательство.

Совет третий. Выберите в качестве вашего госрегистратора нотариуса с наилучшей квалификацией в сфере корпоративного права и – обязательно – по месту нахождения компании. Это важно, поскольку в случае судебных споров вам не придется выезжать в суд в другом регионе. Поддерживайте с нотариусом связь, чтобы, к примеру, знать о поступлении к нему административных исков, связанных с вашей компанией.

Совет четвертый. Оформляйте решения органов компании с привлечением юриста в сфере корпоративного права. Процедурные нарушения могут стать причиной для отмены таких решений. Имеет значение, например, неуведомление одного-единственного акционера, голос которого и не повлиял бы на принятие решения. Также не стоит вносить в повестку дня вопрос «разное», так как из такого названия акционер/участник не может понять суть вопроса, что является основанием для отмены принятия соответствующего решения (п.2.16-2.17 указанного постановления №4). Эти и другие тонкости не указаны прямо в законодательстве, а содержатся в судебной практике, которой должен владеть консультирующий вас юрист.

Риски. В связи с введением принципа экстерриториальности и возможности подавать документы на регистрацию в электронном виде, не исключены ошибки и злоупотребления, которые в итоге могут лишить собственника его бизнеса.

Например, регистратор из Закарпатской области получает по электронной почте сфальсифицированные документы на регистрацию компании в Харькове. В отсутствие бумажного регистрационного дела со всей историей предприятия, а также в отсутствие возможности даже приостановить регистрационные действия для дополнительной проверки документов правоохранительными органами, такой госрегистратор будет вынужден провести регистрационное действие. Пострадавший собственник даже знать об этом не будет, а когда узнает– придется судиться в 1300 км от местонахождения компании.

Экстремальный рецепт. Государственный регистратор не сможет зарегистрировать никаких изменений, если в государственном реестре содержится судебное решение о запрете проведения регистрационного действия, об аресте корпоративных прав (ч.1 ст.28 закона Украины «О государственной регистрации юридических лиц, физических лиц-предпринимателей и общественных формирований»). Каким образом получить это решение, вам подскажет квалифицированный юрист. В любом случае, почаще заглядывайте на электронный портал Минюста и проверяйте данные о своей компании (https://kap.minjust.gov.ua/).

Правило 2. Контролируйте директора

Основные ограничители самостоятельности директора (исполнительного органа компании) должны быть выписаны в учредительных документах.

Опасность. Директор, обладая правом подписи договоров и бухгалтерских документов, по должности отвечая за финансовую дисциплину, налоговый учет и отчетность, соблюдение компанией законодательства может увеличить налоговые, хозяйственные обязательства компании, что может довести ее даже до банкротства.

Например, директор одной компании заключил договор о выполнении строительных работ на крупную сумму со связанным подрядчиком, затем подписал акт приема-передачи выполненных работ, хотя ничего по договору не было выполнено. Для хозяйственного суда наличие надлежащим образом подписанного акта приема-передачи может быть достаточным основанием для взыскания с такой компании задолженности. А привлечения такого директора к уголовной ответственности еще надо добиться от правоохранительных органов.

Экстремальный рецепт. Наймите адвоката или иное доверенное лицо, которое будет ставить печать на подпись директора лишь по согласованию учредителя. В уставе нужно прописать обязательное использование печати, а также составить положение о печати компании. Придумайте правила для работы такого поверенного, которые можно внести в договор с ним.

Правило 3. Интересуйтесь финансами

В учредительных документах могут быть предусмотрены контролирующие органы компании, такие как ревизионная комиссия, а финансовые результаты должны ежегодно утверждаться общим собранием. Однако не всегда такая отчетность оперативно отражает реальное положение дел.

Для того, чтобы участнику/акционеру получить доступ к необходимым документам (которые не являются отчетными), такая возможность должна быть предусмотрена уставом (п.2.33 указанного постановления №4). По этим документам участник компании может проконсультироваться у аудиторов, юристов, налоговых консультантов. Порядок инициирования полноценных аудиторских проверок должен быть прописан в уставе.

Правило 4. Контролируйте назначение ключевых сотрудников

Под ключевыми сотрудниками мы подразумеваем главного бухгалтера, финансового директора, коммерческого директора (главный инженер, главный агроном, главный архитектор и проч. – лицо, которое по должности контролирует исполнение хозяйственных договоров), юрист (нанятая юридическая фирма).

Процедуры документооборота должны предполагать визирование важных документов несколькими сотрудниками, которые будут брать на себя ответственность за их соответствие действительной ситуации и законность.

Дать недобросовестному директору нанять по своему усмотрению такой персонал – все равно, что пустить в компанию его сообщников. Поставьте на эти позиции «своих людей», которые также смогут оперативно и конфиденциально сообщить учредителю о подозрительных активностях в компании.

Правило 5. Диверсифицируйте бизнес

Это правило само по себе является экстремальным, ненужным в странах с высокой бизнес-культурой. В Украине корпоративная структура чаще всего выстраивается под налоговую оптимизацию. Многие предусматривают юрлицо с НДС, юрлицо на едином налоге и даже физических лиц-предпринимателей. Распределяют лицензии и другие разрешительные документы сообразно финансовым потокам.

Но не стоит забывать, что правило «нельзя держать все яйца в одной корзине» верно и для безопасного владения корпоративными правами. Нет гарантий, что в один прекрасный день вам не придется в суде отстаивать свою компанию, ведь изощренность мошенников лишь растет. Поэтому распределите правильно по своим компаниям основные фонды, контракты с клиентами (покупателями), контракты с поставщиками (товаров и работ). Чтобы отобрать такой бизнес, злоумышленникам придется действовать по многим фронтам одновременно, что значительно усложнит им задачу.

Еще одним экстремальным способом защиты основных фондов является передача их в ипотеку (например, учредителю), тем более что вновь возникшие риски, связанные с регистрацией юридических лиц, верны и для государственной регистрации прав на недвижимость.