Indien een jaarrekening wordt vastgesteld conform de vereenvoudigde procedure (zoals neergelegd in artikel 2:210 BW lid 5 BW), dan geldt een afwijkende (kortere) termijn van elf maanden en acht dagen voor het vaststellen en publiceren van de jaarrekening. Het tijdig publiceren van de jaarrekening na haar vaststelling is van belang voor bestuurders van een vennootschap om te voorkomen dat zij ingeval van faillissement door de curator aansprakelijk worden gesteld wegens onbehoorlijk bestuur ex artikel 2:248 lid 2 BW.

Op grond van artikel 2:210 lid 1 BW dient het bestuur binnen vijf maanden na afloop van het boekjaar de jaarrekening op te maken. Deze termijn kan door de algemene vergadering van aandeelhouders worden verlengd met maximaal zes maanden. De jaarrekening dient dus uiterlijk binnen elf maanden na afloop van het boekjaar opgemaakt te zijn.

Uit artikel 2:394 lid 1 BW volgt dat de jaarrekening vervolgens binnen acht dagen na vaststelling, maar in ieder geval binnen dertien maanden na afloop van het boekjaar (al dan niet vastgesteld) openbaar gemaakt moet worden door deponering bij het Handelsregister van de Kamer van Koophandel. Deze regeling geldt echter nog slechts voor boekjaren die zijn aangevangen vóór 1 januari 2016, omdat recentelijk een wetswijziging heeft plaatsgevonden.

Als gevolg van de wetswijziging moet de jaarrekening voor boekjaren die aanvangen op of na 1 januari 2016 binnen twaalf maanden na afloop van het boekjaar (al dan niet vastgesteld) openbaar gemaakt worden. Het bestuur dient de jaarrekening nog steeds binnen vijf maanden na afloop van het boekjaar op te maken, maar deze termijn kan – als gevolg van de wetswijziging – niet meer met zes, maar maximaal met vijf maanden verlengd worden. Na het opmaken van de jaarrekening dient de jaarrekening vastgesteld te worden binnen de (ongewijzigde) termijn van twee maanden.

Artikel 2:210 lid 5 BW bevat echter een uitzondering op voornoemde regeling(en). Het artikel bepaalt dat wanneer alle aandeelhouders ook bestuurder zijn van die vennootschap ondertekening van de jaarrekening door het bestuur tevens geldt als vaststelling. Dit wordt ook wel de vereenvoudigde vaststelling van de jaarrekening genoemd. De vereenvoudigde vaststellingsprocedure is ingevoerd om onnodige formaliteiten te voorkomen.

De vereenvoudigde vaststellingsprocedure heeft echter consequenties voor de openbaarmaking van de jaarrekening. Immers, indien het bestuur de jaarrekening binnen elf maanden na afloop van het boekjaar heeft ondertekend, dan geldt dit tevens als vaststelling. De (vastgestelde) jaarrekening moet vervolgens op grond van artikel 2:394 lid 1 BW binnen acht dagen openbaar gemaakt worden door deponering bij het Handelsregister. Bij de vereenvoudigde vaststelling van de jaarrekening geldt dus een afwijkende (kortere) termijn van maximaal elf maanden en acht dagen voor de vaststelling en openbaarmaking.

Als het bestuur niet heeft voldaan aan zijn verplichting de jaarrekening tijdig openbaar te maken (ex artikel 2:394 BW) of niet heeft voldaan aan zijn boekhoudplicht (ex artikel 2:10 BW), dan geldt op basis van artikel 2:248 lid 2 BW dat het bestuur zijn taak onbehoorlijk heeft vervuld.

Bovendien wordt vermoed dat deze onbehoorlijke taakvervulling een belangrijke oorzaak is van het faillissement van de vennootschap. Dit betreft echter een weerlegbaar vermoeden. Het is aan de bestuurders om aan te tonen dat er andere oorzaken zijn van het faillissement of dat sprake is van een onbelangrijk verzuim. Het voeren van een deugdelijke administratie kan hierbij helpen. Bestuurders met een deugdelijke administratie zijn vrijwel altijd in staat om aan te tonen dat het faillissement aan andere oorzaken te wijten is.

Voorkomen is echter beter dan genezen. Let dus op bij toepasselijkheid van de vereenvoudigde vaststellingsprocedure (ex artikel 2:210 lid 5 BW). Dit leidt tot een verkorting – ten opzichte van de reguliere procedure – van de termijn voor (vaststelling en) openbaarmaking van de jaarrekening.